Administrative Assistenz (m/w/d) im Departementsstab D-MAVT

Das Departement für Maschinenbau und Verfahrenstechnik ist aktuell mit über 3000 Studierenden, 43 Professuren und 850 Angestellten das grösste Departement der ETH Zürich. Zur Verstärkung unseres Departementsstabs suchen wir per sofort eine engagierte und dynamische Administrative Assistenz zur Unterstützung der operativen und organisatorischen Aufgaben im Team.

Das Arbeitspensum ist flexibel zwischen 30-60% und es handelt sich um eine befristete Anstellung für max. sechs Monate.

In Ihrer Rolle als administrative Drehscheibe im Departementsstab unterstützen Sie bei allen administrativen Aufgaben. Je nach Bedarf erstellen Sie Briefe oder Unterlagen und tragen aktiv zu administrativen Prozessoptimierungen im Departement bei. Sie sind verantwortlich für die Erstellung von Zahlungsaufträgen, die zeitnahe Durchführung von Überweisungen und die Erfassung der Spesen des Departements.

Darüber hinaus assistieren Sie bei der Erstellung und Überwachung der Kostenstelle des Departements. Dies umfasst das monatliche finanzielle Controlling, die Einhaltung des Jahresbudgets mit diversen Unter-Budgets sowie die Qualitätskontrolle aller Verbuchungen in Bezug auf ETH-Compliance und Reglemente. Zudem helfen Sie beim Jahresabschluss und der Budgetierung.

Sie unterstützen den Departementsstab bei allen Aufgaben und Veranstaltungen des gesamten Departements und tragen zur Mitgestaltung der Informationsplattform für die administrativen Assistentinnen am Departement bei. Ausserdem koordinieren Sie die Organisation von Arbeitsplatzequipment und verwalten das IT-Equipment des Departementsstabs. Mit Ihrer Offenheit und Flexibilität ergänzen Sie unser Team optimal.

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung in Buchhaltung, Budgetierung, Kostenkontrolle und ein Flair für Zahlen sind von Vorteil
• Neben stilsicherem Deutsch verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in strukturiertem Arbeiten und Prozessoptimierungen
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme, insbesondere Excel
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent aus, arbeiten gerne selbstständig, zuverlässig und präzise. Darüber hinaus sind Sie verantwortungsbewusst und flexibel
• Ein hohes Mass an sozialer Kompetenz, Team- und Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil ab

• Mitarbeit in einem engagierten und motivierten Team 
• Eine internationale, vielfältige und inspirierende Umgebung
• Möglichkeiten für die persönliche und fachliche Weiterbildung
• Ein dynamisches Umfeld mit viel Gestaltungspielraum und Mitwirkungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitsbedingungen
• Ein Arbeitsplatz in der Stadt Zürich