Assistenz Geschäftsstelle ETH Alumni Vereinigung

50%, Zürich, unbefristet

Die ETH Alumni Vereinigung ist die offizielle Alumni-Organisation der ETH Zürich. Als gemeinnütziger Verein mit 64 Mitgliederorganisationen (MOs) weltweit fördern wir die lebenslange Verbundenheit der ETH-Alumni untereinander und mit ihrer Alma Mater. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. März 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz Geschäfts- stelle (50 %).

Stellenbeschreibung

Verantwortung für das Tagesgeschäft der Geschäftsstelle (Post, E-Mail, Teams, Telefon)
Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten, Verteilern und Stakeholder-Informationen
Unterstützung beim Management und Monitoring interner Geschäftsprozesse
Terminführung für Delegiertenversammlung, Vorstand und weitere wiederkehrende Sitzungen
Logistik für Meetings & Events (Raumreservation, Catering, Technik)
Vorbereitung und Protokollführung der Delegiertenversammlungen
Unterstützung im Bereich Benefits und Mitgliederangebote
Operative Aufgaben im Backend der Vereinsplattform (Benutzerverwaltung, Einstellungen,Support MOs)
Pflege der Beziehungen zu Kooperationspartnern und internen Schnittstellen
Bewirtschaftung der Ablage und Führung des Archivs der ETH Alumni Vereinigung

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder ähnliche Ausbildungen
Berufserfahrung in Assistenz-, Vereins- oder Verbandsadministration
Hohe digitale Kompetenz im Umgang mit webbasierten Tools und Datenbanken
Sehr gute Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse
Strukturierte, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
Bereitschaft zur proaktiven Zusammenarbeit mit Mitgliedern und MOs
Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen
Organisationstalent, Teamgeist und Freude an Kommunikation

Arbeitsort

Wir bieten

Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, engagierten Team
Einblick in das Netzwerk und die Aktivitäten der ETH Alumni Community
Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung der Prozesslandschaft
Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen
Arbeitsort im Zentrum der ETH Zürich

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Lebenslauf
Motivationsschreiben
Arbeitszeugnisse & Diplome

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an office@alumni-admin.ethz.ch

Weitere Informationen über die ETH Alumni Vereinigung finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Evangelos Ntritsos (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.