Kandidat:in für den internen Bewerbungspool für Administrative Assistenzstellen (m/w/d) / English job ad included
10%-100%, Zürich
+++ see English version below +++
Die ETH Zürich ist stets auf der Suche nach Administrativen Assistenzen, welche sich ab dem Zeitpunkt ihrer Bewerbung bis zu sechs Monate danach im Rahmen der Administrativen Assistenzfunktion verändern möchten. Sollten Sie nicht innerhalb von sechs Monaten nach Ihrer Bewerbung einsetzbar sein, bitten wir Sie sich nicht in den Pool einzutragen, da wir den Pool so aktuell wie möglich halten möchten.
Aufgaben-/Stellenbschreibung
In dieser Schlüsselfunktion sind Sie verantwortlich für die Abläufe innerhalb Ihres Bereiches und unterstützen Mitarbeitende in allen administrativen Belangen. Ihre Aufgaben lassen sich wie folgt aufteilen:
- Administration und Organisation:
Sie verantworten die Personaladministration der Gruppe (Personalbudget, Ein- und Austritte, Mutationen u.a.). Des Weiteren betreuen Sie das Reisewesen und stellen für unsere Gäste einen reibungslosen Ablauf sicher. In dieser Position pflegen Sie die Agenda Ihres/Ihrer Vorgesetzten und Sie sorgen verantwortungsvoll für die Organisation von Meetings, Workshops sowie anderen Anlässen. Das beinhaltet Termin- und Reiseplanung, Kommunikation, Budgetplanung, Abwicklung von Zahlungen und Rückerstattungen. Auch die Sitzungsvorbereitung und Protokollierung gehören zu Ihrem Aufgabenbereich. Sie kümmern sich um Bestellungen, wie zum Beispiel von Büromaterial.
- Kommunikation:
Als administrative Assistenz kommunizieren Sie mit verschiedenen Kontaktpersonen und Stakeholdern auf Deutsch und Englisch. Ferner unterstützen Sie bei der Umsetzung von Werbe- und Kommunikationsmassnahmen. Das Betreuen von schriftlichen und telefonischen Anfragen liegt ebenfalls in Ihrem Aufgabenfeld sowie die Aktualisierung und Pflege von Webseiten.
- Finanzen:
Sie helfen mit in verschiedenen Bereich der Finanzen (Planung und Überwachung des Finanzbudgets, Kreditoren- und Debitorenmanagement, Beschaffungen u.a.). Des Weiteren unterstützen Sie die Finanzadministration bei Projekten.
- Human Resources:
In diesem Bereich unterstützen Sie Ihre:n Vorgesetzte:n bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden.
Der Schwerpunkt dieser Aufgaben ist von Stelle zu Stelle anders und variiert in Bezug auf Umfang Komplexität.
Ihr Profil
- Sie konnten bereits Arbeitserfahrung in einer vergleichbaren Position sammeln.
- Der Kontakt mit verschiedenen Anspruchsgruppen bereitet Ihnen Freude und Sie stellen deren Bedürfnisse stets ins Zentrum Ihrer Arbeit.
- Sie möchten uns mit Ihrem Flair für organisatorische Aufgaben unterstützen.
- Sie wissen Prioritäten zu setzen und bewahren auch in hektischen Zeiten den Überblick.
- Im Rahmen Ihrer Aufgaben können Sie problemlos in Deutsch und Englisch kommunizieren.
- Ihre MS-Office und SAP/ETHIS Kenntnisse setzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend ein.
Wir bieten
Ihre Arbeit ist vielseitig, anspruchsvoll und wird sehr geschätzt. In dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit an Weiterbildungen teilzunehmen und im regen Austausch mit Kolleg:innen in Ihrem Bereich, Schnittstellen und anderen Fachbereichen zu stehen.
Diversität ist uns wichtig
Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Lebenslauf
- Zeugnisse und Zertifikate
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Anschliessend an Ihre Bewerbung, bitten wir Sie den Fragenbogen für den "Internen Bewerbungspool für Administrative Assistenz-Stellen" auszufüllen.
Sofern wir Administrative Assistenz-Stellen auf unserem internen Stellenportal publiziert haben, erhalten Sie durch den Eintrag in den Pool eine Jobmail von uns.
Bitte verwenden Sie für den Eintrag in den Pool ausschliesslich Ihre private E-Mailadresse.
Weitere Informationen über den internen Bewerbungspool finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen das Rekrutierungsteam gerne zur Verfügung.
Stellenbeschreibung
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ETH Zurich is always looking for Administrative Assistants who would like to change within the Administrative Assistant role from the time of their application until six months after. If you are not available to start within six months of your application, please do not register in the pool, as we would like to keep the pool as up-to-date as possible.
Job description
In this key function, you are responsible for the processes within your area and support employees in all administrative matters. Your tasks can be divided into the following:
- Administration and organisation:
You are responsible for the personnel administration of the group (personnel budget, entries and exits, changes, etc.). Furthermore, you will be in charge of travel arrangements and ensure a smooth process for our guests. In this position, you will maintain the agenda of your supervisor(s) and take responsibility for the organization of meetings, workshops and other events. This includes scheduling and travel planning, communication, budget planning, processing payments and reimbursements. Preparing meetings and being responsible for protocols are also part of your job. You will take care of orders, such as office supplies.
- Communication:
As an administrative assistant, you communicate with various contact persons and stakeholders in German and English. You will also assist in the implementation of advertising and communication measures. In addition, you will also be responsible for dealing with written and telephone enquiries as well as updating and maintaining websites.
- Finance:
You will be responsible in various areas of finance (planning and monitoring the financial budget, accounts payable and receivable management, procurement, etc.). Furthermore, you will support the financial administration of projects.
- Human Resources:
In this area, you will support your supervisor in the recruitment of new employees.
The focus of these tasks differs from job to job and varies in scope and complexity.
Your profile
- You have already gained work experience in a comparable position.
- You enjoy contact with different stakeholders and always put their needs at the centre of your work.
- You would like to support us with your flair for organizational tasks.
- You know how to set priorities and maintain an overview even in hectic times.
- Within the scope of your tasks, you can communicate in German and English without any problems.
- You use your knowledge of MS Office and SAP/ETHIS profitably in your everyday work.
We offer
Your work is varied, demanding and highly appreciated. In this function, you have the opportunity to participate in further training and to be in lively exchange with colleagues in your area, interfaces and other departments.
We value diversity
In line with our values, ETH Zurich encourages an inclusive culture. We promote equality of opportunity, value diversity and nurture a working and learning environment in which the rights and dignity of all our staff and students are respected. Visit our Equal Opportunities and Diversity website to find out how we ensure a fair and open environment that allows everyone to grow and flourish.
Curious? So are we.
We look forward to receiving your online application with the following documents:
- CV
- Diplomas and certificates
Please apply exclusively via the online application portal. Applications via e-mail and by post will not be considered.
Following your application, we ask you to complete the questionnaire for the "Internal application pool for administrative assistant positions".
If we have published administrative assistant jobs on our internal job portal, you will receive a job mail from us as a result of your entry in the pool.
Please use only your private email address for entry into the pool.
You can find more information about the internal application pool on our website. For further information, please contact the recruiting team.