Administrative:r Mitarbeiter:in (m/w/d) am Forschungsinstitut für Mathematik

Das Forschungsinstitut für Mathematik (FIM) lädt internationale Forscherinnen und Forscher für einen Aufenthalt von einigen Tagen bis zu mehreren Monaten an die ETH Zürich ein, um ihr Wissen in Form von Minikursen, Workshops, Vorlesungen oder Konferenzen weiterzugeben oder an einem Forschungsprojekt zu arbeiten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per Anfang Mai 2025 oder nach Vereinbarung eine administrative:n Mitarbeiter:in im Job-Sharing mit der aktuellen Stelleninhaberin.

Zusammen mit der Institutskoordinatorin erledigen Sie und Ihre Jobsharing-Partnerin alle administrativen und organisatorischen Tätigkeiten des FIM. Sie kümmern sich um das Einladen, den Empfang und die Betreuung der Gäste und stellen sicher, dass sich diese während Ihres Aufenthalts am FIM wohl fühlen. Dabei kommunizieren Sie weitestgehend sowohl schriftlich als auch mündlich auf Englisch. Ein weiterer wichtiger Teil dieser Stelle ist das Organisieren und Durchführen von Konferenzen. Sie sind von Anfang bis Ende in den Organisationsprozess involviert und führen die nötigen Prozessschritte selbständig und vorausschauend aus. Das Erstellen des wöchentlichen FIM-Bulletins, die Organisation des „FIM Tees“ sowie von Vorlesungen und Minikursen, das Einbuchen von Zahlungsaufträgen, Spesenabrechnungen für die Gäste und das Erstellen des Jahresberichts sind weitere Aufgaben. Ausserdem vertreten Sie die Koordinatorin in deren Abwesenheit. 

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder äquivalente Ausbildung, idealerweise mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Neben stilsicherem Deutsch verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Cambridge C1 Advanced Level).
• Sie erkennen sich als dienstleistungsorientierte, freundliche und offene Person, die äusserst zuverlässig und genau arbeitet
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent aus, arbeiten gerne selbstständig, sind verantwortungsbewusst und flexibel
• Sie schätzen den Umgang mit Menschen aus aller Welt und sorgen mit Ihrem Sinn fürs Detail sowie Ihrer Gastfreundschaft dafür, dass sich die Gäste während Ihres Aufenthalts am Institut wohl fühlen
• Sie haben sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und sind bereit, sich in weitere Programme einzuarbeiten (InDesign, LaTex, Filemaker, etc.)

• Wir bieten einer flexiblen und initiativen Persönlichkeit einen vielfältigen Tätigkeitsbereich innerhalb des Hochschulumfeldes
• Freuen Sie sich auf ein spannendes Arbeitsumfeld, kulturelle Vielfalt sowie attraktive Angebote und Vergünstigungen
• Ihr Arbeitsplatz befindet sich im Stadtzentrum von Zürich
• Da die Aufgaben dieser Position eine Präsenz vor Ort erfordern, ist regelmässiges Homeoffice nicht möglich. Gelegentliches Arbeiten von zu Hause aus kann jedoch in Abstimmung und je nach Situation erfolgen.
• Der festgelegte Arbeitstag ist der Freitag. Die weiteren zwei Tage können nach Absprache bestimmt werden.