Administrative:r Mitarbeiter:in (m/w/d) – Einkauf

Die Abteilung Campus Services unterstützt Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Sie stellt zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantwortet das Detailhandels- und Gastronomieangebot.

Sie sind ein Organisationstalent und haben Freude an administrativen Aufgaben? Dann suchen wir genau Sie!

Als administrative:r Mitarbeiter:in unterstützen Sie unsere Gruppe Lager und Inneneinrichtungen bei vielfältigen administrativen Aufgaben und bringen Ihre Erfahrungen in Ausschreibungsverfahren ein. Ihre Hauptaufgabe ist es, den reibungslosen Ablauf unserer operativen und administrativen Prozesse sicherzustellen.

Sie übernehmen die Bestandeskontrollen, Bedarfsmeldungen und Beschaffungen von Standardmobiliar im SAP. Sie kontrollieren Rechnungen und erfassen diese für die Zahlung im SAP und ETHIS. Kleinaufträge wie Büromöblierungen und Umzüge klären Sie ab und erfassen Aufträge sowie bereiten diese für DISPO im ACCESS und SAP vor. Sie stehen in Kontakt mit Lieferanten für Offerten und führen Preisabgleiche der Standardartikel durch. Die Informationen bei Lagerartikeln und den dazugehörigen Einkaufsstammdaten im SAP passen Sie an und verarbeiten Auftragsbestätigungen sowie Lieferscheine weiter.

Im administrativen Bereich pflegen Sie die Stammdaten im SAP, legen Daten auf dem Laufwerk ab und tragen Rechnungsinformationen in Excel-Listen ein. Sie kommunizieren mit Kunden und Lieferanten via Telefon, E-Mail und Ticketsystem und sind die interne Anlaufstelle Inneneinrichtungen und Umzüge. Zudem unterstützen Sie bei Ausschreibungsverfahren und übernehmen vorbereitende Aufgaben.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation mit Schwerpunkt Administration.
• Exzellente Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Excel, Word und Outlook.
• Erfahrung mit SAP im Bereich Einkauf ist von Vorteil.
• Grundkenntnisse in Ausschreibungsverfahren (WTO, Rahmenverträge) – Sie unterstützen die Hauptverantwortlichen bei administrativen und vorbereitenden Aufgaben.
• Erfahrungen im Einkauf – Sie haben bereits Lead- oder Teillead-Rollen bei der Beschaffung von Möbeln und Dienstleistungen übernommen.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten – Sie können klar und effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren.
• Analytisches Denken und Handeln – Sie sind in der Lage, komplexe Probleme zu analysieren und pragmatische Lösungen zu entwickeln.
• Teamfähigkeit – Sie arbeiten gerne im Team und tragen aktiv zu einem positiven Arbeitsklima bei.
• Organisatorische Fähigkeiten und Planungskompetenzen – Sie sind gut darin, Aufgaben zu strukturieren und Projekte effizient zu planen und umzusetzen.

Bei uns haben Sie die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Team zu arbeiten, das Wert auf soziale und Leadership-Kompetenzen legt. Sie werden Teil eines innovativen Umfelds, in dem Ihre Fähigkeiten und Ideen geschätzt werden. Wir bieten Ihnen die Chance, sich weiterzuentwickeln und aktiv zum Erfolg unserer Gruppe beizutragen.