Office Manager:in (m/w/d) am Institut für Elektromagnetische Felder (IEF)

80%, Zürich, unbefristet

Das Institut für Elektromagnetische Felder (IEF) forscht auf dem Gebiet der optischen Kommunikation und der Mobilkommunikation.

Für unsere Professur suchen wir eine:n empathische:n und zuverlässige:n Office Manager:n. Möglicher Stellenantritt per 1. März oder 1. April 2025.

Stellenbeschreibung

In dieser vielseitigen Funktion arbeiten Sie eng mit den Mitgliedern der Forschungsgruppen, sowie verschiedenen Abteilungen zusammen. Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Ablauf der Gesamtadministration des Instituts in einem internationalen Forschungsumfeld. Ihr Aufgabenbereich umfasst allgemeine administrative Tätigkeiten, Personalwesen (Neuanstellungen Ein- und Austritte, Personalmutationen, Vertragsverlängerungen, Betreuung akad. Gäste etc.), Finanzwesen (Kreditoren, Debitoren, Überwachung und Erstellung Budget, Controlling, Projektbetreuung inkl. Reporting), Beschaffung, Reisewesen und Eventorganisation. Ebenfalls sind Sie die Ansprechperson im Institut in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten.

Profil

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und haben idealerweise Erfahrung im universitären Bereich
Sie arbeiten sehr präzise und verfügen über sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse
Sie sind engagiert, verantwortungsbewusst, proaktiv und arbeiten selbständig
Sie arbeiten gerne in einem internationalen, dynamischen und wissenschaftsorientierten Umfeld
Details ernst nehmen und dabei trotzdem den Überblick behalten ist für Sie eine ansprechende Herausforderung

Arbeitsort

Wir bieten

Wir bieten eine vielseitige und spannende Tätigkeit in einem internationalen Team
Wir unterstützen uns bei herausfordernden Fragestellungen und der Humor kommt nicht zu kurz
Teilnahme an internen Einfühurungskursen für Administrative Assistenzfunktionen bei gleichzeitiger Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen zu vernetzen
Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc., attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität ist uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Motivationsschreiben
Lebenslauf
Diplome
Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail, sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institute of Electromagnetic Fields (IEF), finden Sie auf unserer Webseite.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Eva Knobel, Tel. 044 633 80 11 oder E-Mail eva.knobel@ief.ee.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.