Administrative Assistenz am Departement Materialwissenschaften (m/w/d)

Professor Gambardella und sein multikulturelles Team von rund 20 Mitarbeitenden aus verschiedenen Ländern bilden eine experimentelle Forschungsgruppe, die magnetische Werkstoffe und Oberflächensysteme für Anwendungen in der Magnetoelektronik untersucht; dazu gehören beispielsweise magnetische Speichermedien und Sensoren. Aufgrund der Pensionierung der Stelleninhaberin suchen wir Sie als administrative Assistenz (m/w/d) per 1. September 2022 oder nach Vereinbarung.

In dieser Schlüsselfunktion sind Sie  verantwortlich für die selbständige Führung und die reibungslosen Abläufe der Professur und unterstützen die Mitarbeitenden in allen administrativen Belangen. Weiter umfassen Ihre Aufgaben folgende Tätigkeiten:

• Im Bereich Finanzen (Planung und Überwachung Finanzbudget, Kreditoren- und Debitorenmanagement, Beschaffungen u.a.) und Projekte (Administration von Forschungsprojekten und des Projektreportings, Dokumentation u.a.).
• Zudem sind Sie zuständig für die Personaladministration der Gruppe (Personalbudget, Ein- und Austritte, Mutationen u.a.) und sind die erste Anlaufstelle für die Mitarbeitenden bei Fragen rund um die Einreise, Wohnungssuche, Versicherungen und weiteren persönlichen Anliegen.
• Sie arbeiten dabei mit departementsinternen Stellen sowie der Personal- und Finanzabteilung der ETH Zürich sowie weiteren ETH-Abteilungen zusammen und haben Kontakte zu anderen Forschungsgruppen, Hochschulen und zur Industrie.
• Sie korrespondieren mit modernen Kommunikationsmitteln in Deutscher und Englischer Sprache.
• Im Weiteren betreuen Sie das Reisewesen sowie die Gäste (Korrespondenz, Hotelbuchung u.a.), führen die Agenda von Prof. Pietro Gambardella und von Gruppenterminen und stellen sicher, dass die Webseite der Professur stets à-jour ist.

Die Stelle ist für 4 Halbtage pro Woche ausgerichtet. Es steht Ihnen dabei nach Absprache frei, morgens oder nachmittags zu arbeiten.

Sie verfügen über Erfahrung und einen Leistungsausweis in einem anspruchsvollen Sekretariat in einem internationalen Umfeld. Die dienstleistungsorientierte Tätigkeit erfordert Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Organisationstalent, Teamgeist und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch. Sie sind versiert im Umgang mit Standardbürosoftware wie Microsoft Office sowie mit elektronischen Buchhaltungssystemen und bringen die Bereitschaft mit, sich in die ETH-Infrastruktur einzuarbeiten. Ein professioneller und empathischer Umgang mit Menschen macht Sie zu einer wichtigen Ansprechperson für Mitarbeitende der Forschungsgruppe und Studierende sowie für alle Stellen, mit denen Sie in administrativen Belangen zusammenarbeiten. Sie unterstützen mit Ihrer Zusammenarbeit die Ziele der Professur und arbeiten vorausschauend und zielorientiert, um die Aufgaben in Lehre und Forschung gemeinsam zu meistern.

Die ETH Zürich ist eine familienfreundliche Arbeitgeberin mit sehr guten Arbeitsbedingungen. Freuen Sie sich auf ein spannendes Arbeitsumfeld, kulturelle Vielfalt sowie attraktive Angebote und Vergünstigungen.