Office Manager/in

80%-100%, Z├╝rich, unbefristet

Die Professur für Computational Social Science (www.coss.ethz.ch, Prof. Dirk Helbing) sucht per 1. Dezember 2019 oder 1. Januar 2020 eine/n Office Manager/in.

Stellenbeschreibung

Sie sind verantwortlich für das Office der Professur mit knapp 20 Mitarbeitenden und die eigenverantwortliche Abwicklung sämtlicher administrativer Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem das Finanz- und Personalwesen der Professur, persönliche Assistenz sowie selbständige Bearbeitung des Schriftwechsels des Professors inklusive Reise- und Terminplanung; zusätzlich die administrative Begleitung und korrekte finanzielle Abrechnung von internationalen Forschungsprojekten. In Ihrem Aufgabenbereich gehört auch die Betreuung von Gästen und Besuchern, Kommunikation mit Kooperationspartnern sowie die Budgetplanung und das Controlling. Sie organisieren überdies Workshops und Konferenzen.

Wir bieten eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Team, welches sich mit aktuellen Fragen unserer Gesellschaft und ihrer Digitalisierung befasst. Sie erhalten Raum für Eigeninitiative und eigenverantwortliche Gestaltung Ihrer Arbeit.

Ihr Profil

Sie verfügen über Erfahrung in der Leitung eines Büros, besitzen eine kaufmännische oder adäquate Ausbildung sowie hervorragende Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache. Sie sind verantwortungsbewusst, loyal, diskret, zuverlässig, freundlich, gut organisiert und proaktiv, und behalten auch unter Zeitdruck souverän den Überblick. Sie arbeiten gerne im Team und haben ein selbstbewusstes Auftreten in einem internationalen Umfeld. Sie sind flexibel und stellen sich gerne auf neue Herausforderungen ein. Der professionelle Umgang mit IT-Programmen, Apps und Verwaltungssoftware ist für Sie nicht zuletzt wegen Ihres raschen Auffassungsvermögens eine Selbstverständlichkeit. Idealerweise sind Sie auch mit dem wissenschaftsorientierten Umfeld vertraut und haben Erfahrung in der effizienten Abwicklung und Organisation von Forschungsprojekten (besonders auch EU finanzierte Projekte). Nach Möglichkeit bringen Sie ausserdem bereits Erfahrung im Bereich der ETH Verwaltung mit.

ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich Link icon

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplomen und Arbeitszeugnissen. Bewerbungen werden evaluiert bis die Stelle besetzt ist. Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite www.coss.ethz.ch.

Ihr Arbeitsort