Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die ETH Zürich errichtet auf dem Bildungscampus Heilbronn ein Lehr- und Forschungszentrum für verantwortungsvolle digitale Transformation. Es sollen dabei schrittweise 15 Professuren für Forschung und Lehre aufgebaut werden. Die ETH Zürich Campus Heilbronn gGmbH ist für den Aufbau, den laufenden Betrieb sowie die Dienstleistungen des neuen Campus verantwortlich und pflegt Kontakte zu anderen Institutionen vor Ort. Das Team der ETH Zürich Campus Heilbronn gGmbH wird in den nächsten Jahren entsprechend diesen Aufgaben wachsen und durch Kolleg:innen einer eigens dafür eingerichteten Stabsstelle an der ETH Zürich unterstützt.

Wir suchen eine engagierte und vielseitige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unser Team in den Bereichen Sekretariat, Finanzen, HR, Terminkoordination und Korrespondenz unterstützt. Gemeinsam mit dem Geschäftsführer werden Sie als eine der ersten Personen aktiv am Aufbau unserer Geschäftsstelle mitwirken. Da sich das Team in den nächsten Jahren erweitern wird, übernehmen Sie die Einarbeitung neuer Kolleg:innen und geben Ihr Wissen und Ihre Erfahrung weiter.

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in unserem Team, indem Sie eigenständig unsere Stabsstelle administrativ organisieren. Mit einer effizienten Terminplanung und -koordination sowie einer sorgfältigen Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich der Protokollführung, stellen Sie einen reibungslosen Ablauf sicher.

Als Kommunikationstalent korrespondieren Sie sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Darüber hinaus unterstützen Sie unser Finanzwesen durch die Erstellung von Rechnungen und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Ihre Mitarbeit in HR-Prozessen, wie der Personaladministration und dem Bewerbungsmanagement, trägt maßgeblich zum erfolgreichen Aufbau unserer Organisation bei.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Tools
• Dienstleistungsorientiert
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld flexibel zu agieren

• Gestalten Sie den Aufbau der Organisation von Anfang an aktiv mit – von Strukturen bis zu Prozessen – und entwickeln Sie sich dabei weiter.
• Übernehmen Sie ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
• Freuen Sie sich auf ein dynamisches und wertschätzendes Arbeitsumfeld.
• Arbeiten Sie flexibel in Teil- oder Vollzeit.

Diversität ist uns wichtig