Departementscontroller:in (m/w/d), optional mit Führungsaufgaben

Das Departement Mathematik (D-MATH) ist eines von 16 Departementen der ETH Zürich mit rund 280 Mitarbeitenden. Zum Lehrangebot des Departements gehören mehrere Bachelor- und Master-Programme in verschiedenen Fachrichtungen, sowie Service-Lehrveranstaltungen für Studierende aus anderen Departementen der ETH Zürich.

Für die Unterstützung der Departementsleitung in der ordnungsgemässen finanziellen Geschäftsführung des Departements, insbesondere bei der Wahrnehmung der eigenverantwortlichen Mittelbewirtschaftung, suchen wir ab sofort eine:n Departementscontroller:in (m/w/d) mit einem Beschäftigungsgrad von 50%.

Optional und nach Vereinbarung kann die Rolle als Departementscontroller:in ergänzt werden durch die Verantwortung für die Etablierung und Führung eines Sekretariatspools am D-MATH, einhergehend mit einem entsprechend höheren Beschäftigungsgrad von bis zu 80%. Es sind jedoch explizit auch Bewerbungen nur für die Rolle als Departementscontroller:in erwünscht.

Als Departementscontroller:in unterstützen Sie die Departementsleitung bei den verschiedensten operativen und strategischen Finanzthemen, die in einem Departement im Rahmen der eigenverantwortlichen Mittelbewirtschaftung anfallen. Sie sind verantwortlich für den jährlichen Budgetierungsprozess am Departement und agieren dabei als Ansprechperson für die Abteilungen des Vizepräsidiums für Finanzen und Controlling. Sie übernehmen die Kontrolle von Budgets (Grundauftragsbudgets, Zusatzbudgets, Drittmittelbudgets) sowie von Reserven innerhalb des Departements, koordinieren unterjährige Budgetzuweisungen und Reserveverschiebungen und wirken koordinierend und ausführend beim finanziellen Jahresabschluss mit. Der Departementsleitung stellen Sie zur Ressourcensteuerung periodisch Managementinformationen und Forecasts zur Verfügung. Weiteren Funktionsträger:innen am Departement stehen Sie in Finanzfragen beratend zur Seite, unter anderem indem Sie standardisierte Reportings und nach Bedarf Ad-Hoc-Auswertungen erstellen. Ihre Aufgaben werden ergänzt durch die Rolle als Risikomanagement-Koordinator:in des Departements, und Sie verantworten die departementale Inventarführung.

Sie sind direkt dem Departementsvorsteher unterstellt und arbeiten im Tagesgeschäft eng mit dem Geschäftsführer des Departements zusammen. Teilweise übernehmen Sie die Stellvertretung des Geschäftsführers des Departements, insbesondere in Infrastruktur- und Raumplanungsthemen.

Die optionalen Führungsaufgaben betreffen die Etablierung und Führung eines Sekretariatspools am D-MATH. Wenn Sie diese Aufgabe übernehmen, tragen Sie die Verantwortung für die Etablierung und Führung eines Teams von administrativen Mitarbeitenden, die für die Erledigung der administrativen Bedürfnisse von Professor:innen am D-MATH zuständig sind. Bestehende Mitarbeitende von Sekretariaten von Professor:innen werden dazu zu einem Team zusammengefasst, für das Sie die Linienführung übernehmen und die Personalverantwortung tragen. Sie koordinieren die effiziente Erledigung der in Professuren anfallenden administrativen Aufgaben und unterstützen die Sekretariatsmitarbeitenden in komplexeren finanziellen Fragestellungen. Im Rahmen dieser Funktion stehen Sie im regelmässigen Austausch mit den Professor:innen, für die der Sekretariatspool Aufgaben übernimmt.

• Sie verfügen idealerweise über einen betriebswirtschaftlichen Abschluss auf Niveau FH oder Uni und bringen mehrjährige Berufserfahrung im universitären Umfeld mit, idealerweise als Controller:in.
• Vernetztes Denken fällt Ihnen leicht, ebenso wie der Austausch mit anspruchsvollen Anspruchsgruppen und die Kommunikation auf allen Komplexitätsebenen.
• Sie sind sehr dienstleistungsorientiert sowie flexibel und belastbar.
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift zeichnen Sie ebenso aus wie Loyalität, Diskretion und Lernfähigkeit.
• Sie arbeiten sehr gerne eigenverantwortlich aber auch zusammen mit interdisziplinären Teams.
• Ihre Arbeitsweise ist geprägt von Selbstständigkeit, Exaktheit und Zuverlässigkeit und Sie haben ein hohes Qualitätsbewusstsein.
• Der geübte Umgang mit IT-Applikationen und die Anwendung von MS-Office Programmen und SAP-ähnlichen Applikationen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit. Weitere Erfahrungen im IT-Bereich (z.B. Programmierung) stellen ein zusätzliches Plus dar.
• Für die Führung eines Sekretariatspools verfügen Sie über relevante Weiterbildungen im Management- und Führungsbereich oder über Berufserfahrung in einer Teamleitungsfunktion.

Die ETH Zürich ist eine familienfreundliche Arbeitgeberin, bietet zeitgemässe Anstellungs- und Arbeitsbedingungen sowie einen Arbeitsplatz im Stadtzentrum von Zürich. Freuen Sie sich auf ein spannendes Arbeitsumfeld, kulturelle Vielfalt sowie attraktive Angebote und Vergünstigungen.