Administrative Assistenz am Advanced Manufacturing Lab (m/w/d)

80%-100%, Zürich, unbefristet

Produziere den Rückenwind für die Forschung von morgen!

Seit fünf Jahren wächst unsere Professur rasant – heute bilden mehr als 30 Kolleginnen und Kollegen aus über 10 Nationen ein offenes, ideenreiches Team. Im Advanced Manufacturing Lab verbinden wir Pioniergeist mit modernster Infrastruktur, um die Produktion der Zukunft zu erforschen. Zur Verstärkung unseres dynamischen Umfelds suchen wir dich – eine organisationstalentierte Persönlichkeit, die mit Herzblut den administrativen Rahmen schafft, in dem exzellente Forschung gedeiht.

Stellenbeschreibung

In dieser Schlüsselposition gestaltest du sämtliche administrativen Abläufe der Gruppe. Du behältst Budgets im Blick, koordinierst Personalprozesse und sorgst dafür, dass Meetings und Dienstreisen reibungslos ablaufen.

Finanzen:

Budgetierung, Controlling und Beschaffungen
Verwaltung von Drittmitteln und Forschungskrediten
Reporting, Rechnungswesen und Reisekostenrückerstattungen

People & Culture:

Erste Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und Partner
Personaladministration inklusive Budgetplanung

Organisation:

Planung von Meetings, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen
Vorausschauende Führung der Agenda der Professur

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im universitären Umfeld
Eine ausgewiesene Erfahrung als Executive Assistant würde deine Arbeit erleichtern
Sicherer Umgang mit Finanz- und Planungstools (SAP von Vorteil)
Versierte Erfahrung mit den Microsoft Office Programmen, insbesondere Outlook und Teams
Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen willkommen
Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
Lösungsorientiertes Denken, Liebe zum Detail und dennoch den Überblick behalten
Freude an interkultureller Zusammenarbeit und Engagement für eine positive Teamatmosphäre

Arbeitsort

Wir bieten

Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, internationalen Umfeld
Learning & Development dank breitem Weiterbildungsangebot der ETH Zürich
Flexibilität durch gleitende Arbeitszeiten und moderne Büros im Technopark Zürich (Kreis 5)
Dein Beruf mit Wirkung: Werde Teil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
Ein umfangreiches Weiterbildungsangebot
Dein Arbeitsplatz befindet sich im Technopark Zürich, Kreis 5
Es erwarten dich zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität ist uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Motivationsschreiben
Lebenslauf
Arbeitszeugnisse

Bitte bewirb dich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Für fachliche Auskünfte steht dir Frau Beatrix Huber unter +41 44 633 25 70 oder beatrixh@ethz.ch gerne zur Verfügung (bitte keine Bewerbungsunterlagen an diese Adresse senden). Weitere Einblicke in unsere Arbeit findest du auf unserer Website.

Gestalte mit uns den organisatorischen Rahmen für bahnbrechende Forschung – wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.