Administrative:r Koordinator:in (m/w/d) am ETH Institut für Theoretische Studien

Das ETH Institut für Theoretische Studien (ETH-ITS) der ETH Zürich ist eine interdisziplinäre Einrichtung für theoretische Wissenschaften und stärkt die theoretisch-mathematisch fundierte Forschung. Im Zentrum des ETH-ITS steht der wissenschaftliche Austausch zwischen Senior Fellows, Junior Fellows sowie der Professorenschaft und weiteren Forschern der ETH Zürich. Für die administrative Leitung des Instituts suchen wir per Anfang April 2025 oder nach Vereinbarung eine:n Administrative:n Koordinator:in (m/w/d).

Sie sind Kontaktperson zwischen der Direktorin des ETH-ITS, nationalen und internationalen Gästen und Mitarbeitenden und unterstützen Ihre Vorgesetzte bei ihren Aufgaben, insbesondere bei koordinativen und organisatorischen Tätigkeiten. Ihr Aufgabengebiet umfasst neben der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen, Workshops, Kolloquien, Sitzungen und wissenschaftlichen Seminaren, die Teilnahme an Sitzungen und Erstellung der Protokolle sowie die Budgetierung und die Kontrolle der Finanzen. Daneben begleiten und koordinieren Sie den Ein- und Austrittsprozess von Junior und Senior Fellows und übernehmen den Aufbau und die Pflege der Website. Dabei werden Sie von einer administrativen Assistenz unterstützt.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder äquivalente Ausbildung, idealerweise mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im Hochschulumfeld.
• Sie agieren selbstständig, proaktiv und mit hoher Eigenverantwortung. Zuverlässigkeit, Effizienz und eine exakte Arbeitsweise bilden für Sie die Grundlage Ihrer hohen Arbeitsqualität.
• Sie arbeiten sich schnell in ein neues Umfeld ein, sind organisatorisch und kommunikativ stark, handeln umsichtig, verantwortungsbewusst, vorausschauend und pflegen zudem einen guten Umgang mit Menschen aus der ganzen Welt.
• Neben stilsicherem Deutsch verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Cambridge C1 Advanced Level). Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Programme wie Word, Excel und Power Point sind Ihnen bestens vertraut und Sie sind bereit, sich in weitere Programme einzuarbeiten.

• Wir bieten einer flexiblen und initiativen Persönlichkeit einen vielfältigen Tätigkeitsbereich innerhalb des Hochschulumfeldes.
• Freuen Sie sich auf ein spannendes Arbeitsumfeld, kulturelle Vielfalt sowie attraktive Angebote und Vergünstigungen.
• Ihr Arbeitsplatz befindet sich im Stadtzentrum von Zürich.
• Da die Aufgaben dieser Position eine Präsenz vor Ort erfordern, ist regelmässiges Homeoffice nicht möglich. Gelegentliches Arbeiten von zu Hause aus kann jedoch in Abstimmung und je nach Situation erfolgen.