Junior Studienkoordinator:in (m/w/d)

Das Departement Mathematik (D-MATH) ist eines von 16 Departementen der ETH Zürich mit rund 280 Mitarbeitenden. Zum Lehrangebot des Departements gehören mehrere Bachelor- und Master-Programme in verschiedenen Fachrichtungen, sowie Service-Lehrveranstaltungen für Studierende aus anderen Departementen der ETH Zürich.

Für die operative Koordination und Weiterentwicklung des Studienbetriebs am D-MATH sowie für die Fach- und Mobilitätsberatung von Studierenden suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine:n Junior Studienkoordinator:in (m/w/d) mit einem Beschäftigungsgrad von 50-60%. Nach rund 3 Jahren nach Stellenantritt ist die Übernahme der Studienkoordination in alleiniger Verantwortung vorgesehen, einhergehend mit einer Erhöhung des Beschäftigungsgrads auf bis zu 100%. Bis zu diesem Zeitpunkt unterstützen Sie unseren derzeitigen Studienkoordinator und werden von ihm in Ihre Aufgaben eingeführt. Dabei ist eine wichtige Aufgabe in den kommenden Jahren die Koordination der Einführung der Projekte «PAKETH» sowie dem «Digitalen Campus» am D-MATH.

Das Tätigkeitsprofil umfasst die folgenden 3 Rollen:

In Ihrer Rolle als Studienkoordinator:in am D-MATH ist es Ihre Aufgabe, reibungslose Abläufe im operativen Studienbetrieb sicherzustellen und das operative Know-How am Departement in allen Bereichen der Lehre (Bachelor- und Master-Studium sowie Doktoratsstudium) langfristig sicherzustellen. Sie bereiten Geschäfte des Studiendirektors vor, unterstützen die Departementsleitung in allen lehrbezogenen Fragestellungen, und führen das Team der Studienadministration am D-MATH, bestehend aus 3 Mitarbeitenden. Dabei interagieren Sie auch mit Studienkoordinator:innen und der Studienadministration anderer Departemente, Dozierenden am D-MATH sowie zentralen Stellen im Rektorat, um sowohl für die Studierenden als auch Dozierenden einen optimalen Studienbetrieb zu gewährleisten. Sie übernehmen die Geschäftsführung für die Unterrichtskommission am D-MATH und vertreten das Departement an allen relevanten Sitzungen und Informationsveranstaltungen des Rektorats. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Weiterentwicklung von operativen Aspekten des Studienbetriebs am D-MATH und auch die Durchführung von strategischen Projekten im Bereich der Lehre.

In Ihrer Rolle als Fachberater:in für den Bachelor- und Master-Studiengang in Mathematik übernehmen Sie die Beratung von Studierenden im Hinblick auf Studienplanung, Fächerwahl und Reglementsfragen. Sie pflegen die Informationen zu den Studiengängen auf der Website des Departements, bearbeiten Anrechnungsgesuche und orientieren Studierende und Studieninteressierte an diversen Informationsveranstaltungen.

In Ihrer Rolle als Mobilitätsverantwortliche:r sind Sie verantwortlich für die Bewirtschaftung der Austauschvereinbarungen mit anderen Hochschulen und die Administration der Austauschprogramme. Sie übernehmen die Beratung und Information von Austauschstudierenden (Outgoing und Incoming), sowohl individuell als auch an Informationsveranstaltungen. Des Weiteren prüfen Sie Studienpläne, Anrechnungsgesuche und Projektpläne im Rahmen eines Austauschs und pflegen die öffentlichen Informationen auf der Website. Für all diese Tätigkeiten stehen Sie in Kontakt mit der Mobilitätsstelle der ETH Zürich.

Nach Übernahme der Studienkoordination in alleiniger Verantwortung und entsprechender Erhöhung des Beschäftigungsgrads macht die Studienkoordination den grössten Teil Ihrer Tätigkeit aus.

• Sie verfügen mindestens über einen Master-Abschluss in Mathematik, idealerweise haben Sie in Mathematik promoviert.
• Sie haben gute Kenntnisse des Studienbetriebs an der ETH Zürich, idealerweise auch des Studienbetriebs am D-MATH.
• Analytisches Denken und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Planungskompetenzen zählen zu Ihren ausgewiesenen Stärken.
• Ihre Arbeitsweise ist geprägt von Selbstständigkeit, Exaktheit und Zuverlässigkeit und Sie haben ein hohes Qualitätsbewusstsein.
• Sie haben Freude an einer Schnittstellenfunktion, besitzen die dafür nötigen Kommunikationsfähigkeiten und finden lösungsorientiert Kompromisse bei teilweise konträren Interessen.
• In der Zusammenarbeit und bei der Leitung der Studienadministration am D-MATH spielen Sie Ihre Führungsqualitäten und Teamfähigkeit aus.
• Am Umgang mit Studierenden haben Sie Freude, Sie treten sicher und kompetent auf und besitzen ausgeprägte Sozialkompetenzen.
• Sie zeigen Einsatzbereitschaft und Flexibilität, um auch temporär erhöhtes Arbeitsvolumen zu bewältigen, und behalten in hektischen Zeiten stets den Überblick.
• Sie bringen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit und wirken gerne in einem internationalen Umfeld.
• Durch Ihre hohe IT-Affinität ist für Sie der professionelle Umgang mit gängigen Applikationen (MS Office) eine Selbstverständlichkeit und die Einarbeitung in Spezialapplikationen stellt für Sie keine Herausforderung dar. Weitere Erfahrungen im IT-Bereich (z.B. Programmierung) stellen ein zusätzliches Plus dar.
• Neben Ihren beruflichen Erfahrungen legen wir grossen Wert auf Engagement, Kreativität und Eigeninitiative und die Motivation, den Studienbetrieb am D-MATH mitzugestalten sowie längerfristig weiterzuentwickeln.

Die ETH Zürich ist eine familienfreundliche Arbeitgeberin, bietet zeitgemässe Anstellungs- und Arbeitsbedingungen sowie einen Arbeitsplatz im Stadtzentrum von Zürich. Freuen Sie sich auf ein spannendes Arbeitsumfeld, kulturelle Vielfalt sowie attraktive Angebote und Vergünstigungen.