Administrative Assistenz mit Fokus HR

Das ETH AI Center ist eines der weltweit grössten universitären Zentren für künstliche Intelligenz, mit über 120 Professor:innen aus allen 16 Departementen der ETH Zürich sowie mehr als 1.400 Doktorand:innen und 250 Postdoktorand:innen. Unser Ziel ist es, das menschliche Potenzial durch interdisziplinäre KI-Forschung zu erweitern, bahnbrechende Ideen zu fördern und den Weg von der Wissenschaft zur Gesellschaft zu ebnen. Wir streben danach, die Grenzen der KI-Forschung zu verschieben, Innovationen voranzutreiben und Projekte mit hoher Wirkung umzusetzen.

Sie werden Teil des Operations Teams des ETH AI Center sein, wo Sie im Mittelpunkt des Geschehens stehen und dafür sorgen, dass im HR-Bereich alles reibungslos läuft. In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position als HR-Administrator:in übernehmen sie administrative und organisatorische Aufgaben zur Unterstützung unseres internationalen Teams

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Abwicklung sämtlicher Prozesses des HR - Life Cycle, z.B. Anstellungen, Verwaltung von Arbeitsverträgen, Verlängerungen,  und Austritte
• Pflege von Personalakten und Verwaltung von Abwesenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, Krankmeldungen, unbezahlte Urlaube)
• Vorbereitung und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen (Organisation von IT-Ausstattung, Systemzugängen, Arbeitsplätzen und Schulungsplänen)
• Unterstützung bei der Aktualisierung und Kommunikation interner HR-Richtlinien.
• Organisation und Dokumentation von Prozessen im Zusammenhang mit Arbeitszeiten, Feiertagen und weiteren administrativen Aufgaben
• Beratung und Unterstützung bei der Anmeldung bei lokalen Behörden, der Wohnungs- und Banksuche sowie bei dem Abschluss von Versicherungen
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen
• Verantwortung für die allgemeine Verwaltung und Organisation des Büros

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im relevanten Bereich, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Bereich HR-Administration, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Strukturierte und genaue Arbeitsweise mit einem Auge für Details.
• Freundliches und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen und akademischen Umfeld.
• Zusammenarbeit mit einem motivierten, jungen und diversen Team.
• Flexible Arbeitszeiten und attraktive Anstellungsbedingungen.
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.