Fachspezialist:in Kanzlei (Studienadministration) (m/w/d)

Als Teil der Studienadministration ist die Kanzlei verantwortlich für die zentrale Administration des Student Life Cycle von über 20'000 Studierenden an der ETH Zürich. Ein gut eingespieltes, motiviertes Team von 11 Personen begleitet die Studierenden administrativ von Eintritt bis Abschluss durch ihre Studienzeit. Per 1. November 2024 oder nach Vereinbarung suchen wir eine:n Fachspezialist:in für die Produktion und den Versand der Abschlussunterlagen an die Studierenden.

Nachdem die Studiensekretariate die Abschlüsse verfügt haben, koordinieren Sie mit Unterstützung unserer Lehrbetriebsapplikationen die Produktion und den Versand der Abschlussunterlagen. Sie beauftragen die Druckerei mit der Produktion der Diplome und Diploma Supplements und sind verantwortlich für den Teil der Abschlussdokumente, die vor Ort gedruckt werden. Anschliessend bereiten Sie den Versand der Unterlagen an die Studierenden vor. Sie sind Ansprechperson für die Studierenden und die Druckerei. Zusätzlich unterstützen Sie die geplante Digitalisierung der Abschlussdokumente. Abhängig von Ihrem Hintergrund und Interessen übernehmen Sie weitere Zuständigkeiten im Tagesgeschäft der Kanzlei und/oder arbeiten in der Lehrlingsbetreuung mit.

Wir suchen eine:n Kolleg:in mit

• einer hohen Dienstleistungsorientierung und einer selbstständigen und teamorientierten Arbeitsweise, die oder der sich im Kanzlei-Team im Bereich der Produktion der Abschlussunterlagen engagieren möchte.
• einer Ausbildung auf Stufe höhere Berufsbildung (z.B. Berufsprüfung oder HF).
• mehrjähriger Arbeitserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder im Bildungsbereich.
• fliessenden Deutsch- und Englischkenntnissen.
• Erfahrung im Projektmanagement bzw. in der Arbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.
• einer Affinität für die Digitalisierung und Offenheit gegenüber Veränderungen.
• der Bereitschaft, die Arbeitszeit den saisonalen Schwankungen anzupassen. Die Arbeiten in der Kanzlei fallen das ganze Jahr hindurch an, mit einer Spitze im März/April und September/Oktober.

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einer der renommiertesten Hochschulen der Welt
• ein engagiertes und motiviertes Team
• attraktive Arbeitsbedingungen