Mitarbeiter:in Studienadministration D-INFK (m/w/d)

Das Departement Informatik (D-INFK) an der ETH Zürich steht für aktuelle Forschung, fundierte Lehre und exzellente Ausbildung an einer der führenden Hochschulen der Welt. Es umfasst 45 Professuren und betreut rund 3000 Studierende auf Bachelor-, Master- und Doktoratsstufe.

Das D-INFK bietet eine grundlegende und umfassende Ausbildung in Informatik an. Weitere spezialisierte Studiengänge werden in Zusammenarbeit mit anderen Departementen durchgeführt.

Das Departement Informatik (D-INFK) sucht zum 1. März 2025 oder nach Vereinbarung eine:n Mitarbeiter:in (80%-100%) für die Studienadministration.

Das Team der Studienadministration begleitet die Studierenden bei allen administrativen und inhaltlichen Belangen - vom Eintritt in den Bachelorstudiengang über die Studienplanung bis hin zu den konsekutiven und spezialisierten Masterstudiengängen. Als Mitarbeiter:in des Teams nehmen Sie eine Drehscheibenfunktion für Studierende im Master Informatik wahr und sind mitverantwortlich für die allgemeine Administration der Lehre. Zusammen mit Ihren Teamkolleg:innen stellen Sie ausgeprägt dienstleistungsorientierte Services sicher.

• Sie kümmern sich um die administrativen Belange aller Studierenden im Master Informatik, inklusive der Studierenden im Direktdoktorat, und beraten hinsichtlich der Studienorganisation. Sie überblicken den Stand der Studierenden und erkennen Probleme proaktiv.
• Sie organisieren jährlich wiederkehrende Einführungsveranstaltungen für unsere Studierenden inkl. Einladung, Verwaltung des Budgets und Durchführung.
• Sie kümmern sich um Militärverschiebungsgesuche und sind dazu erste Ansprechperson der Studierenden.
• Sie unterstützen das Team im Bereich des Bachelors Informatik und werden im Gegenzug beim Masterprogramm unterstützt.
• Sie unterstützen in unserem ETH Student Summer Research Fellowship Programm. Im Team stellen Sie den reibungslosen Ablauf sicher, von der Bewerbung der Studierenden bis zur Organisation des Rahmenprogramms.
• Sie beantworten Anfragen per E-Mail im Bereich der Bachelor- und Masterprogramme und bereiten die Notenkonferenzen vor.
• Sie übernehmen Stellvertretungen bei Ferienabwesenheit im Bereich des Doktorats und in der Mobilität.

Durch die Struktur der Prozesse sind Sie in manchen Wochen oder Monaten vorhersehbar stärker ausgelastet als in anderen.

Sie verfügen über eine solide kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes FH/Uni/ETH Studium und bringen ein paar Jahre Berufserfahrung im Hochschulbereich mit. Sie sind eine offene und kommunikative Persönlichkeit, übernehmen gerne Initiative und haben Freude daran, mit Menschen zu arbeiten, insbesondere im Kontext von Veranstaltungen und Beratungstätigkeiten.

Ihre Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen sowie sich im Team zu vernetzen und einzubringen, kommt Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit zugute. Sie kommunizieren fliessend in Deutsch und Englisch. Zudem verfügen Sie über ausgeprägte Planungs- und Organisationsfähigkeiten, sind engagiert, speditiv und exakt. Sie verfügen über versierte MS Office Kenntnisse. Sie sind bei Bedarf zeitlich flexibel und können temporär Mehrarbeit leisten, die zu anderen Zeiten wieder kompensiert wird.

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Wir engagieren uns für eine nachhaltige und klimaneutrale Hochschule.
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen.