Office-Manager:in (w/m/d)

Die ETH Zürich nutzt ihre breit gefächerten Kompetenzen, um entscheidend zur Weiterentwicklung der Energieforschung beizutragen sowie den Transfer neuer Erkenntnisse in die Praxis zu fördern.

Das Energy Science Center (ESC) der ETH Zürich ist ein interdisziplinäres Kompetenzzentrum zur Förderung der Energieforschung und -lehre. Es umfasst über fünfzig Professoren aus neun verschiedenen Departementen und fördert die Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft, Industrie und Politik.

Zur Unterstützung der vielfältigen Kommunikations- und Eventaktivitäten des ESC suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine:n Office-Manager:in. Diese Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet.

In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie zentrale Aufgaben in den Bereichen Büromanagement, Eventorganisation und Community-Betreuung. Sie sorgen für reibungslose administrative Abläufe, koordinieren und unterstützen das Team in organisatorischen Belangen und treiben die kontinuierliche Optimierung bestehender Prozesse voran.

Ihre Aufgaben:

• Office Management: Organisation und Koordination administrativer Prozesse, Daten- und Informationsmanagement, Pflege von Datenbanken sowie Unterstützung bei der Erstellung von Reports, Jahresberichten und Präsentationen.
• Event Administration: In enger Absprache mit dem Team helfen Sie bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Workshops und Konferenzen, inklusive Kommunikation mit Partnern und Dienstleistern.
• Kommunikation & Medien: Unterstützung im Verfassen, Lektorieren und Redigieren von Berichten, Newslettern und Social-Media-Texten in Deutsch und Englisch sowie der Erstellung von Grafiken, Präsentationen und Videomaterial.
• Community Management: Betreuung und Engagement der Community über verschiedene Kommunikationskanäle (Online & Offline), Unterstützung bei der Weiterentwicklung der internen und externen Kommunikation.

• Abgeschlossene kaufmännische Aus- oder Weiterbildung sowie einige Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Kommunikation, Event- und Office-Management.
• Organisationstalent mit einer strukturierten, proaktiven und selbstständigen Arbeitsweise.
• Kommunikative und teamfähige Persönlichkeit mit ausgeprägter Sozialkompetenz.
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil.
• Sehr gute redaktionelle Fähigkeiten und Erfahrung im Lektorieren von Texten.
• Solide IT-Kenntnisse, insbesondere in MS Office sowie Textverarbeitungs- und Grafikprogrammen (z. B. Adobe Creative Cloud).
• Buchhaltungskenntnisse (inkl. SAP-Bedienung) von Vorteil.
• Idealerweise Erfahrung mit Forschungsinstitutionen.

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, interdisziplinären Umfeld.
• Ein modernes Arbeitsumfeld an der ETH Zürich mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit von Home-Office-Tagen.
• Ein interdisziplinäres und dynamisches Team, das Wert auf Zusammenarbeit und innovative Ideen legt.